Wideokonferencja - jak sprawić, by była efektywna?

2019-05-24

Jak wszystko w twojej firmie - wideokonferencja może być kluczem do sukcesu lub prostą drogą do wielkiej porażki. Oczywiste jest, że chcesz, by dla ciebie była strzałem w 10 i oznaczała poprawę jakości stosunków między pracownikami, klientami i kontrahentami. Tak może być - wideokonferencja może być najbardziej efektywną ścieżką komunikacji, jeśli tylko weźmiesz pod uwagę nasze sprawdzone porady.


Pamiętaj, że wideokonferencja to spotkanie biznesowe jak każde inne. To, że prowadzisz je w formie online, nie powinno odbierać mu ani odrobiny powagi. Musisz się zatem rzetelnie przygotować i profesjonalnie prezentować. O czym nie możesz zapomnieć, by twoja wideokonferencja odniosła sukces?


Pilnuj czasu

Jeśli zależy ci na tym, by twoja wideokonferencja była przez wszystkich traktowana poważnie, musisz przede wszystkim zacząć ją punktualnie. Pamiętaj, że jeśli raz pozwolisz spóźniać się swoim pracownikom, zwiększasz prawdopodobieństwo, że każda kolejna wideokonferencja będzie zaczynała się kilka minut później, “bo można”. Samo rozpoczęcie to jednak nie wszystko. Równie ważne jest to, byś przestrzegał czasu, który wyznaczyłeś sobie na początku na każdą z części swojej konferencji. Jeśli twoja wideokonferencja zakończy się o wcześniej ustalonym czasie, z pewnością twoi rozmówcy to docenią.

Wyznacz osobę do notowania

Twoja wideokonferencja nie będzie wyglądała poważnie, jeśli ty, jako jej prowadzący, będziesz robił jednocześnie notatki. Dlatego od początku ustal, kto jest za to odpowiedzialny - jeszcze przed jej rozpoczęciem, najlepiej na etapie planowania.

Zrób dobre wrażenie na początku

Pamiętaj, że wideokonferencja to spotkanie wielu osób i każda z nich jest ważna. Miłe zatem będzie upewnienie się, że wszyscy zainteresowani się pojawili i wzajemne ich przedstawienie, zwłaszcza, że spora część uczestników może się zwyczajnie ze sobą nie znać i nie orientować, kto jest kim. Zwróć także uwagę na swój ton, który od początku będzie przekazywał twój nastrój innym uczestnikom. Staraj się, by był pozytywny. Nie zapomnij również powiedzieć, jakiego tematu dotyczy konferencja i przedstaw w skrócie agendę całego spotkania. Jeśli ktoś z rozmówców w tym momencie zgłosi ważny temat do przedyskutowania, dopisz go na końcu planu i nie zapomnij o nim. Przedstaw także ogólne zasady, które obowiązują w trakcie rozmowy.

Aktywizuj uczestników

Co do zasady, wideokonferencja nie jest twoją prelekcją, a rozmową. Pamiętaj więc, by zwracać uwagę na to, czy twoi rozmówcy są nią w ogóle zainteresowani, a jeśli zauważysz brak uwagi, spróbuj się ją pobudzić. Spróbuj np. zapytać kogoś o zdanie, najlepiej konkretnie - wywołując tę osobę po nazwisku. To bardzo ważne, byś pokazał swoim pracownikom, że wideokonferencja jest także po to, by poznać ich opinię.

Hamuj nadgorliwych

Twoja wideokonferencja odbywa się na twoich zasadach. Pamiętaj zatem, że masz prawo do wyciszenia osób, które zbyt odchodzą od tematu, burząc tym samym plan całego spotkania. Oczywiście, zanim to zrobisz, poinformuj o tym i podaj powód, dla którego podjąłeś taką decyzję.

Nie zapomnij o przerwach

Zwłaszcza, gdy twoja wideokonferencja to nie 15 minut, w czasie których przekazujesz krótką informację. Czasami bywa, że wideokonferencja trwa nawet cały dzień. W takich sytuacjach należy pamiętać, że twoi rozmówcy potrzebują skorzystać z toalety, napić się ciepłej kawy i po prostu na chwilę wstać, by odpocząć.